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adfera.

/// Automatisierung

Automatisierung, die 20 Stunden pro Woche spart.

Jede wiederkehrende manuelle Aufgabe ist ein Kandidat für Automatisierung. Wir bauen die Workflows, die deinen Teams stumpfe Arbeit abnehmen — mit n8n, Make.com oder Custom-Code. Oft amortisiert in unter 6 Monaten.

Automatisierungs-Projekt anfragen Prozessaudit buchen

Automatisierungs-Workflow /// Automatisierung
✓ Projekte ab 2.500 €
✓ ROI oft unter 6 Monaten
✓ n8n, Make, Custom-Code
✓ BAfA-Beratung gefördert
Zusammenfassung: Automatisierung heißt: wiederkehrende manuelle Aufgaben durch Software erledigen lassen. Beispiele: Rechnungen automatisch erfassen, Leads ins CRM übergeben, Reports automatisch versenden, ERP und Buchhaltung synchronisieren. Projekte beginnen bei 2.500 €, große Workflows 8.000-25.000 €. Amortisation meist unter 6 Monaten.

Wo Automatisierung sich sofort lohnt

Jeder Prozess, der regelmäßig läuft und klaren Regeln folgt, ist ein guter Kandidat. Besonders wertvoll, wenn er datengetrieben ist oder Medienbrüche enthält.

Klassische Kandidaten

  • ✓Rechnungseingang (OCR + ERP-Uebergabe)
  • ✓Leads aus Formularen ins CRM
  • ✓Reports wöchentlich/monatlich generieren
  • ✓E-Mail-Benachrichtigungen bei Ereignissen
  • ✓ERP-CRM-Synchronisation

Nicht (direkt) automatisierbar

  • ✗Prozesse ohne klare Regeln
  • ✗Kreative Aufgaben ohne Struktur
  • ✗Alles, was Mensch-zu-Mensch-Beziehung braucht
  • ✗Seltene Einmal-Aufgaben
  • ✗Entscheidungen mit unsicherer Eingangslage

Was wir automatisieren

Backoffice

Rechnungseingang

Rechnungen kommen per E-Mail, werden OCR-ausgelesen, validiert und landen in DATEV, sevdesk oder Lexoffice.

Vertrieb

Lead-Flow & CRM-Anreicherung

Formular-Leads werden automatisch angereichert (Firmen-Daten, Branche), ins CRM eingetragen, richtig zugewiesen.

Sync

ERP-CRM-Buchhaltung-Sync

Kunden-Stammdaten, Produkte, Aufträge konsistent zwischen Systemen — ohne doppelte Eingabe.

Reporting

Report-Automation

Wöchentliche KPIs, Monatsberichte, Provisions-Abrechnung — automatisch generiert und per E-Mail oder in Teams/Slack.

E-Mail

E-Mail- und Notification-Flows

Kunden-Benachrichtigungen, interne Alerts, Follow-Up-Sequenzen. Mit Merge-Daten und Anhängen.

Webhook

API- und Webhook-Workflows

Eingehende Webhooks entgegennehmen, verarbeiten, weiterleiten. Beispiel: Stripe-Webhook -> CRM + Rechnung + Slack.

Konkrete Automatisierungen aus Projekten

Rechnungseingang mit KI-OCR (Handwerksbetrieb)

120 Rechnungen/Monat kommen per E-Mail, werden mit GPT-4 ausgelesen, geprüft, in DATEV übergeben. Zeitersparnis: 15 h/Monat. Rahmen: 4.200 €.

Lead-Anreicherung + CRM-Routing (B2B-Dienstleister)

Formular-Leads werden mit Unternehmens-Daten angereichert, nach Branche/Größe geroutet, automatische Begrüßungsmail mit passenden Cases. Rahmen: 3.800 €.

Shopify-DATEV-Sync (E-Commerce)

Bestellungen aus Shopify täglich in DATEV, mit korrekter USt-Zuordnung. Ersparnis: 8 h/Monat Buchhaltungs-Aufwand. Rahmen: 3.200 €.

Welche Tools wir einsetzen

Tool Geeignet für
n8n (self-hosted)Komplexe Workflows, DSGVO-kritisch
Make.comStandard-Integrationen, schneller Start
ZapierEinfache Trigger-Action-Flows
Custom-Code (Node/Python)Komplexe Logik, hohe Volumen
KI-BausteineUnstrukturierte Texte, OCR

Ablauf

1

Prozessaudit (1-2 Tage)

Wir identifizieren wiederkehrende manuelle Aufgaben und rechnen das ROI-Potenzial.

2

Priorisierung

Liste mit Top-3-Kandidaten nach ROI. Entscheidung, womit begonnen wird.

3

Umsetzung (2-4 Wochen pro Workflow)

Workflow bauen, mit echten Daten testen, Kanten-Fälle abfangen.

4

Rollout & Monitoring

Schulung des Teams, Monitoring-Dashboard, Alert bei Fehlern.

5

Iterieren

Weitere Workflows als Retainer (2.500-5.000 €/Monat) oder Einzelprojekt.

Was kostet Automatisierung?

Projekt-Typ Preisrahmen
Einfacher Workflow (1-2 Systeme)2.500-5.000 €
Multi-System-Workflow5.000-12.000 €
Komplexe Workflows mit KI8.000-25.000 €
Prozessaudit1.200-3.500 €

Bei Prozessaudit + strategischer Digitalisierungs-Beratung: BAfA-Förderung bis 80 % auf Beratungsleistung möglich.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zu Prozessautomatisierung und Workflow-Automatisierung?
Prozessautomatisierung deckt ganze End-to-End-Prozesse ab (z. B. kompletten Auftragsflow). Workflow-Automatisierung fokussiert auf einzelne wiederkehrende Tasks (z. B. Lead-Routing). Wir machen beides.
Wie schnell seht ihr Ergebnisse?
Einfacher Workflow: 2-3 Wochen bis produktiv. Komplexer Multi-System-Workflow: 4-8 Wochen. Wir starten immer mit dem ROI-stärksten Prozess.
Was ist mit Datenschutz?
Bei sensiblen Daten setzen wir n8n self-hosted in Deutschland (Hetzner Nürnberg) ein. Für unkritische Flows nutzen wir Make.com (EU-Server). AVV nach DSGVO Art. 28 ist immer Teil des Projekts.
Welche Tools könnt ihr anbinden?
Alles mit API: DATEV, sevdesk, Lexoffice, HubSpot, Pipedrive, Shopify, WooCommerce, Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Teams, usw. Bei fehlender API: oft via Custom-Scraping möglich.
Was passiert wenn ein Workflow ausfällt?
Monitoring und Alerts sind Teil jedes Projekts. Wir bekommen (und du auch) eine Benachrichtigung, Fehlerlogs mit Retry-Logik. Wartungsvertrag optional ab 290 €/Monat.
Kann ich Workflows selbst anpassen?
Je nach Tool. n8n und Make sind visuell und nach Schulung selbst erweiterbar. Komplexe Custom-Code-Workflows machen wir. Wir schulen gerne dein Team.
Vertiefung: Details zu Prozessautomatisierung (End-to-End) und Workflow-Automatisierung (einzelne Tasks). Für KI-gestützte Automatisierung siehe KI-Entwicklung. Zurück zur Softwareentwicklung.
Meine Einschätzung als Agenturinhaber: Die meisten KMU unterschätzen, wieviel Zeit für Copy-Paste-Arbeit drauf geht: Daten von einem Tool ins andere, Reports erstellen, E-Mails mit Anhängen versenden. Ein typisches Audit bei uns findet 15-30 h/Woche pro Team, die man wegautomatisieren kann. Das sind 60-120 h/Monat — bei 40 €/h interne Kosten schon 2.400-4.800 € Ersparnis pro Monat.

Automatisierungs-Potenzial heben?

30 Minuten Erstgespräch — wir identifizieren die 3 lohnendsten Prozesse zum Automatisieren.

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