Prozessautomatisierung

Ganze Prozesse automatisieren — End-to-End, nicht Stueckwerk.

Prozessautomatisierung ist mehr als einzelne Workflows: Wir digitalisieren komplette Ablaeufe wie Auftragsflow, Kunden-Onboarding oder Fakturierung. Vom Einstieg bis zum Ergebnis, ueber alle Tools hinweg.

Prozess-Audit anfragen Workflow statt Prozess?

Zuletzt aktualisiert: 16. April 2026

✓ End-to-End-Denke

✓ Messbarer ROI

✓ Projekte ab 5.000 €

✓ BAfA-Beratung foerderbar

Zusammenfassung: Prozessautomatisierung ist die End-to-End-Digitalisierung ganzer Geschaeftsablaeufe: Von der Kunden-Anfrage bis zur Rechnung, ueber alle Systeme hinweg. Unterschied zu Workflow-Automatisierung: hier geht es um den kompletten Prozess, nicht einzelne Tasks. Typische Projekte 5.000-25.000 €, Laufzeit 4-16 Wochen. Oft mit KI-Unterstuetzung fuer unstrukturierte Schritte.

Prozess- oder Workflow-Automatisierung?

Die Begriffe werden oft synonym verwendet, sind aber unterschiedlich. Wichtiger Unterschied fuer die Planung:

Kriterium	Prozessautomatisierung	Workflow-Automatisierung
Umfang	Kompletter Geschaeftsablauf	Einzelne wiederkehrende Tasks
Beispiel	Lead-zu-Rechnung-Prozess	Lead-Eintrag ins CRM
Beteiligte Systeme	3-10 Tools	1-3 Tools
Typische Dauer	4-16 Wochen	1-4 Wochen
Typische Kosten	5.000-25.000 €	2.500-8.000 €
Beginnt mit	Prozess-Landkarte	Trigger-Definition

Diese Seite fokussiert auf Prozessautomatisierung (End-to-End). Fuer einzelne Tasks siehe Workflow-Automatisierung.

Prozesse, die wir komplett automatisieren

Vertrieb

Lead-zu-Auftrag-Prozess

Formular-Lead -> Anreicherung -> CRM-Routing -> Begruessungsmail -> Kalender-Termin -> Angebot -> Auftrag.

Onboarding

Kunden-Onboarding

Stammdaten-Erfassung, Vertraege digital, Zugaenge anlegen, Schulungs-Module, Checkliste, Status-Updates.

Finanz

Order-to-Cash (Auftrag-zu-Geld)

Auftragsbestaetigung, Leistungserbringung, Zeiterfassung, Rechnung, Mahnwesen, Buchung in DATEV/sevdesk.

Backoffice

Rechnungseingangs-Prozess

Eingehende Rechnungen (E-Mail/Upload) -> OCR -> Validierung -> Freigabe-Workflow -> DATEV -> Zahlung.

HR-Prozesse

Bewerbungseingang -> Screening -> Interview-Termine -> Zusage -> Onboarding-Checkliste -> Stammdaten.

Support

Support-Ticket-Flow

Ticket-Eingang -> KI-Klassifizierung -> Routing -> Auto-Response bei Standard-Faellen -> Eskalation bei Bedarf -> SLA-Tracking.

Wie wir vorgehen

Prozess-Audit (2-4 Tage)

Interviews, Prozess-Landkarte, Ist-Analyse mit Zeiten und Kosten. ROI-Potenzial pro Prozess.

Ziel-Prozess-Design

Soll-Prozess mit Automatisierungen, manuellen Entscheidungspunkten, Fehler-Faellen.

Tool-Auswahl & Architektur

Welche Tools koennen bleiben, wo braucht es n8n/Make/Custom-Code, wo KI.

Schrittweise Umsetzung

Prozess wird in 3-5 Abschnitten umgesetzt. Jeder Abschnitt produktiv, bevor der naechste startet.

Monitoring & Iteration

KPIs definieren (Durchlaufzeit, Fehlerquote, Kosten), Dashboards, regelmaessige Reviews.

Beispiel-Projekt: Lead-zu-Rechnung

Ausgangslage: B2B-Dienstleister mit 15 Mitarbeitern. Leads kommen ueber Formular, Telefon, E-Mail. Prozess ist manuell: Excel-Liste, Termine per Outlook, Angebote in Word, Rechnungen in sevdesk. Laufzeit Lead-zu-Rechnung: ca. 3 Wochen.

Loesung: HubSpot als zentrales CRM. n8n-Flows fuer: Lead-Anreicherung, CRM-Routing, Termin-Vorschlag, Angebots-Generierung aus Template, Rechnungs-Erstellung in sevdesk bei Auftrags-Abschluss. KI fuer Lead-Klassifizierung und Angebotstext-Vorschlaege.

Ergebnis: Laufzeit Lead-zu-Rechnung ca. 5 Tage statt 3 Wochen. Keine verloren gegangenen Leads mehr. Vertriebsteam hat 12 h/Woche freier. ROI nach 7 Monaten.

Rahmen: 16.500 € Umsetzung + 450 €/Monat laufende Tools. 10 Wochen Projektdauer.

Kosten-Rahmen

Projekt	Rahmen	Dauer
Prozess-Audit	1.200-3.500 €	2-4 Tage
Mittlerer Prozess (3-5 Systeme)	5.000-12.000 €	4-8 Wochen
Komplexer Prozess (5+ Systeme, KI)	12.000-25.000 €	8-16 Wochen
Laufende Optimierung (Retainer)	2.500-5.000 €/Monat	laufend

Prozess-Audit und Strategie sind BAfA-foerderfaehig bis 80 %. Umsetzung nicht.

Haeufige Fragen

Worin unterscheidet sich das von RPA?

Robotic Process Automation (RPA, z. B. UiPath, Automation Anywhere) simuliert Klicks in Benutzeroberflaechen. Wir nutzen, wo moeglich, APIs — robuster, wartbarer. RPA nur wo es keine andere Wahl gibt (alte Windows-Apps ohne API).

Was ist wenn sich unsere Prozesse aendern?

Saubere Prozess-Architektur ist modular. Einzelne Schritte koennen angepasst werden, ohne den ganzen Prozess zu brechen. Wartungs-Retainer ab 290 €/Monat empfohlen.

Brauchen wir dafuer einen Prozess-Berater?

Das sind wir. Wir sind Prozess- und Tech-Leute in einer Person. Kein getrenntes Consulting + Engineering.

Koennt ihr auch BPMN-Modelle lesen?

Ja, BPMN 2.0 nutzen wir wenn Kunden das bereits haben. Aber ehrlich: Die meisten KMU brauchen keine formale BPMN-Notation. Ein klares Flussdiagramm reicht.

Was ist der typische ROI-Zeitraum?

Fuer gut ausgewaehlte Prozesse: 4-9 Monate. Voraussetzung ist, dass der Prozess wirklich haeufig laeuft (mindestens woechentlich).

Automatisiert ihr auch Prozesse mit Kunden-Interaktion?

Ja. Kunden-Onboarding, Support-Tickets, Feedback-Einholung. Wichtig: Mensch-zu-Mensch-Touchpoints bleiben erhalten, wo sie wirklich Wert bringen.

Verwandte Leistungen: Fuer einzelne Tasks: Workflow-Automatisierung. Fuer strategische Uebersicht: Digitalisierung. Fuer KI-Bausteine in Prozessen: KI-Entwicklung. Zurueck zur Automatisierungs-Hauptseite.

Meine Einschätzung als Agenturinhaber: Die meisten Unternehmen digitalisieren Stueckwerk. Einzelne Tasks werden automatisiert, aber der Prozess bleibt zerrissen. Das Ergebnis: Gefuehlt effizienter, messbar kaum. Erst wenn du einen ganzen Prozess End-to-End durchdenkst — vom Lead-Formular bis zum Rechnungsversand — werden die grossen Effizienzgewinne sichtbar. Wir arbeiten mit Prozess-Landkarten, nicht mit Tool-Wunschzetteln.

Kompletten Prozess automatisieren?

30 Minuten Erstgespraech — wir identifizieren den Prozess mit dem groessten Potenzial.

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